Confinements et télétravail : bilan de 2020

Un premier bilan de 2020 chez CosaVostra

L’année 2020 est une année pleine de challenges. Alors que le port du masque fait désormais partie de nos habitudes (et que presque tout le monde a appris à bien le porter – pour la dernière fois Michaël, c’est aussi sur le nez !), que le monde s’est retrouvé figé par une pandémie mondiale et les populations confinées forcées à regarder en boucle The Office, nous avons décidé de tirer le bilan de cette période.

2020 n’est pas fini, mais à notre sens il est bien assez tôt pour voir ce que cette année a changé, ce qu’elle nous a appris.

Ce bilan, c’est le fruit du contexte bien sûr, mais aussi de rencontres, de discussions, de lectures et d’échanges. Et puisque résumer ici, dans ces quelques lignes tout ce qui nous a inspiré serait impossible, on vous partage la playlist des épisodes de podcasts qui nous ont accompagnés et continuent de le faire.

Qui sait, cela vous servira peut-être ?

Sans plus attendre, la playlist de CosaVostra pour sortir plus fort du confinement. Avec des épisodes de Générations Do It Yourself, de If This Then Dev, les confidences d’un sous-marinier et la leçon d’optimisme de Philippe Gabilliet.

Le premier confinement – Par Toutatis, le ciel nous tombe sur la tête

Petit rappel des faits : le lundi 16 mars 2020, Emmanuel Macron annonce à 20h un confinement qui prendra effet dès le lendemain midi, pour une durée minimale de 15 jours. Le mot minimal étant ici clé : nous serons déconfinés presque deux mois plus tard, le 11 mai.

Chez CosaVostra, le télétravail est généralisé le vendredi 13 mars. Notre premier réflexe ? Communiquer. Communiquer entre partenaires et avec notre Office Manager puis communiquer avec l’ensemble de nos collaborateurs – y compris ceux situés à Londres, à Bordeaux et à Tunis qui vivaient alors des expériences à la fois similaires et radicalement différentes.

Notre première décision ? La tenue d’un “daily”, réunion quotidienne avec l’ensemble des collaborateurs via Google Meet, puis Zoom (résultats plus probants). Le but de ces points est simple : répondre aux questions de tous, rassurer les collaborateurs, conserver un lien, recréer la discussion informelle de la machine à café, voir et – on en reparlera – faire des concours du meilleur background Zoom.

Mais, car une réunion à 50 peut parfois être intimidante pour parler de ses inquiétudes ou faire le point sur sa charge de travail, nous encourageons les managers de chacune de nos équipes à faire leurs propres “dailies” (un daily des dailies) avec leur équipe.

Nous lançons aussi notre propre Discord, pour mieux communiquer avec plus ou moins de succès (moins étant de nouveau le mot à retenir).

Enfin, chose que nous n’avions pas prévue, en quelques semaines, portés par des irréductibles Gaulois, les habituels apéros du vendredi soir au Jean-Bart se digitalisent et s’ouvrent aux autres bureaux. Le lien se maintient coûte que goutte.

Pour partager de bonnes pratiques de télétravail, nous créons une chaîne Slack dédiée. Puis, nous décidons d’aller plus loin, nous écrivons à 50 et quelques mains un document collaboratif – notre guide de survie face à ce confinement. On y trouve des astuces et des outils pour se concentrer, mais aussi nos recommandations pour souffler un peu, pour s’évader avec notre sélection de films, séries, albums et livres à lire.

Pour suivre l’activité, nous nous mettons aux to-dos que nous nous partageons tous les matins, nous redoublons nos points d’étapes pour savoir où chacun en est, et, plus que jamais, nous nous appuyons sur TimeTime, notre logiciel de suivi d’heures (qui nous permet également de facturer nos clients).

#KeepPushing (poke Matthieu Stefani) devient notre devise. Nous faisons le choix de continuer à travailler. Nous contactons nos clients pour réfléchir ensemble aux façons de faire face à la tempête, nous nous adaptons à leurs nouveaux besoins, nous venons aux nouvelles. En plus de cela, nous continuons de répondre à des appels d’offres, d’enregistrer des podcasts et de nous lancer dans de nouveaux formats comme les LinkedIn Lives. Cette stratégie s’avère payante. Au déconfinement, aucun employé n’est au chômage partiel, nous célébrons virtuellement l’arrivée de nouveaux collaborateurs et même la signature de nouveaux contrats (et c’est pour nous le moment de remercier une nouvelle fois nos équipes) !

Et, pour soutenir le moral des troupes, nos cours de yoga, habituellement dispensés en présentiel, le sont désormais en vidéo-conférence. #MensSanaInCorporeSano

Le déconfinement – le monde d’après, il ressemble à quoi ?

Chez CosaVostra, déconfinement ne rime pas avec “fin du télétravail”. Après tout, nos équipes ne nous ont-elles pas prouvé que, peu importe l’endroit où elles se trouvaient, elles savaient fonctionner, elles se donnaient et elles explosaient tout sur leur passage ? Nous mettons donc en place un “nouveau normal”.

La présence dans les locaux de CosaVostra n’est obligatoire que 4 demi-journées (2 juste avant le second confinement) par semaine (plus pour ceux qui le souhaitent), à organiser selon les envies et les contraintes de chacun … Puis selon le nombre de places disponibles. Face au durcissement des règles de distanciation et au fait que, certains jours, nos locaux sont remplis, nous mettons en place une limitation de places disponibles afin de limiter les échanges. Désormais, il faudra remplir un document sheet pour se rendre au travail pour ne pas dépasser le nombre fixé dans chacun de nos bureaux.

Nous nous habituons à ce mode d’organisation, nos équipes trouvent leur rythme calqué sur les directives du gouvernement, se frictionnent au gel hydroalcoolique posé sur chaque table et présent dans chaque pièce. Certains nous impressionnent même avec leurs masques faits-maisons (le confinement a révélé des talents de couturiers chez certains !). Chaque équipe continue les points hebdomadaires avec leur manager.

Enfin, parce que notre nouvelle organisation s’y prête nettement mieux, nous passons au flex-office : il n’y a plus de places attitrées, chacun s’installe où il veut en arrivant.

Le deuxième confinement – Oui c’est la même chanson, mais cette fois, nous sommes prêts

Nouvelle annonce du Président, nouveau confinement. Mais cette fois, nous sommes prêts. Et pas réellement surpris.

Même si de nombreuses entreprises restent ouvertes et rechignent à laisser leurs équipes se mettre de nouveau en télétravail, nous faisons le choix de fermer l’ensemble de nos locaux. Toutefois, car tout le monde n’est malheureusement pas dans des conditions parfaites pour bien télétravailler, nous faisons quand même quelques dérogations pour ceux qui souhaiteraient se rendre à l’agence une à deux fois par semaine.

Pourquoi ce choix ? Car la santé physique comme mentale de nos collaborateurs est notre priorité. Alors, si pour certains cela signifie être en 100% remote, ça nous va. Si pour d’autres, cela signifie pouvoir se rendre à l’agence – dans la limite du raisonnable et toujours dans un respect strict des règles sanitaires – ça nous va aussi.

Nous nous organisons également pour faire parvenir du matériel aux collaborateurs (écrans, casques et même chaise de bureau !).

Nous voyons revenir nos “dailies” (avec une nouvelle règle : caméra allumée, selon les conseils de Marc Lévi, psychanalyste et spécialiste des RPS), les apéros Zoom du vendredi, les to do et les points avec les managers sont renforcés.

Cette-fois ci, nous sommes prêts … mais aussi fatigués. Alors, pour mieux soutenir et prévenir tant que possible les burn-outs, risques psychosociaux et moral en berne, nous remettons Zest sur le devant de la scène. Concrètement, il s’agit d’un outil qui permet de mesurer l’humeur de ses collaborateurs, que nous avions depuis longtemps (et avec qui nous partageons nos locaux) mais que nous avions un peu délaissé.

Prise de pouls hebdomadaire et sondages en tous genres sur l’équilibre de vie pro / perso, notre façon de communiquer ou de s’organiser sont ainsi devenus un réflexe pour nos équipes.

De même, nos cours de yoga redeviennent digitaux avec un enregistrement à la clé, permettant de tout de même suivre le cours si on l’a loupé, ou de le refaire si l’on en ressent l’envie.

Ce que nous avons appris – It’s a bittersweet symphony?

Au final, de ces trois périodes de temps exceptionnelles, nous retenons plusieurs choses.

Tout d’abord et, c’est peut-être un peu paradoxal, mais chez CosaVostra, la mise en place du travail à distance a permis de renouer et même de créer de nouveaux liens. Quand on est une entreprise basée sur 4 sites, 3 pays et 2 time-zones différentes, connaître tout le monde et avoir de vrais liens avec chacun, cela se révèle être un petit défi en soi. Et on augmente la difficulté quand on recrute 40 personnes en un an et que l’on voit son séminaire (moment tant attendu pour enfin tous se rencontrer) tout bonnement annulé.

Alors, souvent chaque bureau reste avec son bureau et chaque équipe avec son équipe.

Pourtant, chez nous le confinement a permis de faire tomber cette barrière de la localisation. Puisque tout le monde est chez soi, tout le monde est sur un pied d’égalité. Et, au fur et à mesure des “dailies” et surtout des apéros du vendredi soir, de nouveaux liens se sont créés (et nos apéros sont devenus une joyeuse cacophonie inter équipes, inter bureaux, inter pays).

De même, cette période a permis de renforcer la communication entre et au sein des équipes. Les “dailies” généraux sont des moments privilégiés où l’on peut aussi bien se retrouver à féliciter une équipe pour son travail sur un projet en particulier, à parler du suspens des élections américaines, de notre trésorerie ou des moustaches et barbiches qui égayent le visage de nos collaborateurs masculins. Ceux au sein des équipes sont des moments enrichissants pour tous. Des moments pour discuter des façons de faire de chacun, pour partager ses idées, trouver de l’inspiration.

Enfin, elle a également été l’occasion de prendre du recul sur notre agence. De réfléchir à qui nous étions actuellement, à qui nous voulions être demain et à pourquoi nous faisons ce que nous faisons. Et, en partant de cela, de prendre le temps de nous réorganiser, de nous restructurer, de repenser les rôles et les responsabilités de chacun pour mieux atteindre notre north star : rendre le digital efficace, beau inspirant.

Last but not least, cette année 2020 nous a prouvé une nouvelle fois ce que nous savions déjà : nos collaborateurs n’ont pas peur de se remonter les manches pour mener à bien leurs missions. C’est beau !

Alors non, nous n’allons pas dire que tout est beau et rose. Par contre, nous allons dire que chez CosaVostra, nous préférons voir le verre à moitié plein et, qu’au milieu de tout cela, il est possible de trouver du positif comme de l’inspiration.

On attend vos avis avec impatience !